【足立区】在留資格の更新や変更の必要書類一覧！手続きの注意点も解説

更新申請の必要書類

在留資格（就労ビザ）を更新する場合、外国人材本人の身分や雇用状況、そして会社の事業内容を証明する書類を準備します。

外国人材本人が準備する書類

• 在留期間更新許可申請書
• パスポート
• 在留カード
• 証明写真（縦4cm×横3cm）
• 直近の住民税の課税証明書・納税証明書

企業が準備する書類

• 会社の登記事項証明書
• 直近年度の決算報告書（貸借対照表、損益計算書など）
• 職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
• 会社の事業内容がわかる資料（パンフレットなど）
• 雇用契約書の写し

変更申請の必要書類

在留資格の変更申請では、更新申請の書類に加え、変更理由を証明する書類が必要となります。例えば、外国人留学生を正社員として雇用する場合、学歴や職務内容が、新しく取得する在留資格（例：技術・人文知識・国際業務）の要件を満たしていることを証明しなければなりません。

必要書類

在留資格変更許可申請書、パスポート、在留カード、証明写真など、更新申請で必要となる書類一式。

追加で必要となる書類

• 履歴書、卒業証明書、職務経歴書など、学歴や職歴を証明する書類
• 採用・招へい理由書・職務内容説明書

こちらで紹介したのは、一般的な必要書類です。申請する在留資格によって必要書類は異なる場合があるため注意しましょう。

書類準備の注意点

書類に不備があると審査が遅延したり、不許可となったりするリスクがあります。

必要な書類が1点でも欠けていると審査がストップしてしまいますし、雇用条件や職務内容など、記載内容に誤りがあると再提出を求められます。

また、虚偽の情報を記載することは、絶対に避けるべきです。不正な申請が発覚した場合、今後の外国人材採用に大きな支障をきたすだけでなく、刑事罰の対象となる可能性もあります。

適切な在留資格の選択

外国人材の在留資格を変更する際は、その人材の学歴や職務内容が、新しく取得する在留資格の要件に合致しているかを確認することが重要です。

まず、外国人材が従事する業務が、在留資格の活動内容と一致しているか確認します。例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格は、専門的な知識を要する業務が対象です。

また、外国人材の学歴や職歴が、申請する在留資格の要件を満たしているかを慎重に確認しましょう。

タイムスケジュールの管理

在留資格の手続きは、申請から許可までにある程度の期間を要します。そのため、計画的なスケジュール管理が不可欠です。

在留期間満了日の3ヶ月前から申請できるため、満了日ギリギリでの申請は避け、余裕をもって準備を始めましょう。

また、変更申請は更新申請よりも審査に時間がかかる傾向があります。外国人材の入社時期や業務開始時期を考慮し、逆算して手続きを進めることが重要です。

雇用状況の安定性

在留資格の審査では、外国人材本人の状況だけでなく、雇用する企業側の安定性も重視されます。

経営状況が安定しているか、継続して事業を運営しているかを決算報告書などで証明しましょう。また、これまで雇用していた外国人材との雇用関係が安定しているか、これから雇用する人材との雇用契約が継続的であるかも重要なポイントです。

そのほか、法人税や消費税などの納税義務を適正に履行しているか、そして外国人材の所得税や住民税を適切に源泉徴収しているかも審査に影響するため、問題ないことを示すようにしましょう。

一般的な更新・変更の審査期間

状況によっても異なりますが、申請書類に不備がなく、その他の問題もなければ、2週間～1ヶ月程度で許可が下りるといわれています。

ただし、出入国在留管理局の繁忙期（特に年度末など）には、審査期間が長くなる傾向があります。また、申請内容に疑義が生じた場合、追加書類の提出を求められ、審査期間が長期化することもあるため注意しましょう。

また、在留資格の変更申請は、更新よりも審査に時間を要する傾向があります。外国人材の学歴や職歴、雇い主となる会社の事業内容などを詳しく審査するため、更新申請よりも慎重な審査が行われるためです。

特例期間とは？

期限内に在留資格の期間更新・変更申請を行ったが、結果が下りるまでの間に在留期間の満了日を迎えてしまうケースもあります。その場合は「特例期間」として、結果が出るまで合法的に日本に滞在することが可能です。

在留カードに記載された期限が切れていても、裏面の「在留期間更新等許可申請欄」に申請中であることが記載されるため、在留カードの有効性を保つことができます。